Reservas y reprogramación de citas

Una persona necesita una cita para el martes por la tarde. En lugar de llamar o completar un formulario, escribe por WhatsApp: «Necesito una hora con la doctora después de las cuatro».

El agente identifica el servicio, consulta la agenda y presenta los horarios disponibles. Cuando la persona elige uno, reúne los datos necesarios y registra la cita.

Para quien presta el servicio, esto permite atender solicitudes de agenda con las mismas reglas que ya usa el equipo. El agente sabe cuánto dura cada consulta, qué información debe pedir, cuándo puede ofrecer un horario y qué situaciones debe derivar.

Este caso muestra cómo configurar esa experiencia en Brain Studio y conectarla con Google Calendar.

El AI Agent conduce la conversación y decide cuándo necesita una herramienta. El workflow controla los momentos estructurados y las salidas de excepción. Google Calendar conserva la autoridad sobre la disponibilidad y la creación de la cita.

Una señal de observabilidad permite distinguir reservas completadas, solicitudes sin disponibilidad, errores y derivaciones. Cada resultado necesita una mejora diferente.

Google Calendar será el ejemplo porque cuenta con documentación y un video oficial. El mismo recorrido puede adaptarse a otras agendas, pero sus operaciones, campos y permisos deben revisarse por separado.

Conectar Google Calendar permite consultar y crear eventos. Todavía falta enseñarle al agente cómo funciona la atención del negocio.

Una clínica puede ofrecer controles de treinta minutos y primeras consultas de una hora. Puede trabajar con varios profesionales, reservar ciertos servicios solo en horarios específicos o exigir una anticipación mínima. Esas decisiones no viven necesariamente en el calendario y el agente no debería improvisarlas.

Las reglas ayudan al agente a decidir qué puede resolver y hacen explícitos los casos que deben salir del recorrido automático. Una solicitud especial, un dato inconsistente o un problema con la integración puede continuar con el equipo sin obligar a la persona a comenzar otra conversación.

Pedir una cita por WhatsApp no significa resolver todo con mensajes de texto. La conversación funciona bien para entender frases abiertas. Cuando llega el momento de elegir o completar información, una interfaz estructurada puede ahorrar intercambios y reducir respuestas ambiguas.

WhatsApp Flows requiere una cuenta de Meta Business verificada y un Flow creado previamente. Revisa su configuración en Docs. WebView necesita una interfaz web, manejo del callback y salidas para éxito, error y expiración.

El prompt convierte las reglas del servicio en decisiones que el agente puede seguir. No necesita describir cada pantalla del workflow, pero sí dejar claro qué información puede reunir, cuándo consulta la agenda y qué condiciones permiten crear una cita.

Una conversación feliz demuestra poco. Prueba el workflow sobre un calendario separado y registra qué ocurre en cada escenario.

Si el agente consulta antes de reunir un dato obligatorio, ofrece demasiadas opciones o confirma sin depender de Calendar, corrige la instrucción y repite el escenario.

La combinación de intención, disponibilidad, datos y confirmación aparece en muchos negocios de servicios. Puede organizar una visita técnica, una asesoría, una entrevista, una reserva en un restaurante o una demostración comercial. Cambian las reglas y el sistema de agenda; el recorrido conserva la misma lógica.

También puede crecer dentro de Jelou. Payments permite solicitar un anticipo después de escoger el horario. Un WhatsApp Flow puede reunir antecedentes antes de la cita. Connect recibe las excepciones que necesitan al equipo. Los eventos permiten observar dónde se interrumpe el proceso.

Cada extensión debe incorporarse cuando resuelve un problema real. Agregar un pago, formulario o transferencia sin necesidad solo mueve la fricción a otra parte del recorrido.

La primera implementación debería terminar con una conversación de prueba, una cita visible en el calendario y un registro del resultado. Ese conjunto da una base concreta para revisar el prompt, completar el template y adaptar el patrón a otra agenda.